Digitale „AddOns“ machen bei Events den Unterschied

Jeder spricht von Digitalisierung. Damit ist ja alles auch so viel einfacher. Informationen werden online bereitgestellt, Gruppenchats ersetzen Meetings und so weiter. Hauptsache einfach und ort- und zeitunabhängig.

Doch was passiert mit Business Events, Messen und Kongressen? Können wir zukünftig in einem virtuellen Raum Messestände betrachten oder ersetzen Webinare gänzlich persönliche Vorträge?

Noch nicht – bisher geht der Trend eher zu digitalen Unterstützern. Klar, Einladungen werden bereits digital versendet, die meisten stellen Informationen und Materialien online bereit und auch die Eventvermarktung geschieht hauptsächlich digital. Eine Studie von congreet zum Thema „Motivation von Besuchern zur Teilnahme an Business Events“ zeigt, dass es das Networking unter den Teilnehmern ist, was auf Geschäftsveranstaltungen wirklich wichtig ist. Und genau dieser persönliche Kontakt lässt sich durch kein digitales Tool ersetzen. Nennen Sie mich altmodisch, aber ein persönlicher Handschlag zählt doch mehr als ein digitaler „Anstupser“ bei Facebook.

Nichtsdestotrotz sollten Veranstalter die Möglichkeit von digitalen „AddOns“ nutzen. Die Möglichkeit zum Online Ticketing beispielsweise setzen nahezu alle Teilnehmer von Business Events voraus. Eine digitale Lösung zum Vernetzen und Kennenlernen von anderen Teilnehmern schon vor der eigentlichen Veranstaltung erhöht die Teilnehmerzufriedenheit enorm. Dass diese Möglichkeiten jedoch noch viel zu wenige Veranstalter nutzen, zeigt eine Studie von Xing. Bisher stellen nur 44 Prozent der Organisatoren ihren Teilnehmern eine Oberfläche zum Netzwerken untereinander zur Verfügung.
Gerade Teilnehmern, die nicht die geborenen Netzwerker sind, hilft ein digitales Tool über die erste Hürde des Ansprechens hinweg. Aber auch diejenigen, die keine Schwierigkeiten haben, auf andere Personen zuzugehen, können meist nicht identifizieren, welche anderen Teilnehmer wichtig für sie sein könnten. Nicht ohne Grund sind daher die Angebote an digitalen Lösungen auf Events laut Teilnehmern ausbaufähig.

Das Thema mit dem Datenschutz

Naheliegend am Thema Digitalisierung ist auch immer der Datenschutz. Jeder möchte möglichst viele Informationen über andere erhalten aber wenig über sich selbst preisgeben. Auch wenn persönliche Daten über die Teilnehmer für Veranstalter wichtig für die Auswertung nach dem Event sind, sollten sie bei allen digitalen AddOns unbedingt auch sicherstellen, dass die Daten nicht an Dritte gelangen. Dies sollte auch ein Hauptpunkt in der Kommunikation mit den Teilnehmern sein. Wenn die Teilnehmer darüber informiert werden, wozu die Daten erhoben werden, sinkt die Sorge vor dem Datenmissbrauch.

Tipp: Wenn Teilnehmer selbst einen Nutzen daraus ziehen, Informationen über sich preiszugeben, erhalten Veranstalter einfacher und detaillierter Informationen. Bieten Sie beispielsweise ein Tool an, das Besucher durch die Eingabe gleicher Interessen zusammenbringt. So werden alle Teilnehmer auch freiwillig ihre Interessen eingeben. Daraus können Sie wiederum ganz einfach Rückschlüsse für Ihre Auswertung ziehen.