Checkliste für Ihr Event – Haben Sie an alles gedacht?

Eine angenehme Location, gutes Catering, Security am Eingangsbereich, Informationsstände und vieles mehr. Hinter diesen Aspekten, die für Teilnehmer so selbstverständlich scheinen, steckt viel organisatorischer Aufwand.
Eventmanager müssen bei der Organisation von Großevents an verschiedenste Dinge denken. Da kann es schon passieren, dass eine Kleinigkeit übersehen wird. Am besten macht man sich deshalb eine gut überlegte To-Do- oder Checkliste mit allen Punkten, die zu erledigen und zu organisieren sind.

Denn wer freut sich nicht, wenn ein Punkt nach dem anderen abgehakt werden kann…

Der Checkliste vorausgesetzt ist eine gute Idee für das Event. Haben Sie schon überlegt, wie das Event grundsätzlich aussehen soll? Vielleicht haben Sie ein bestimmtes Motto im Kopf? Perfekt – es soll sich wie ein roter Faden durch die Veranstaltung ziehen. Im Voraus sollten Sie auch unbedingt festhalten, welche Ziele Sie mit dem Event verfolgen und welche Zielgruppe Sie damit ansprechen. Dementsprechend müssen Sie entscheiden, welche Gäste Sie einladen. Sind diese grundlegenden Entscheidungen getroffen, kann die Eventplanung beginnen.

Rahmenbedingungen:

  • Legen Sie ein geeignetes Datum fest (Prüfen Sie, ob sich Ihr Event mit anderen Veranstaltungen oder mit den Ferienzeiten überschneidet!)
  • Legen Sie ein Ersatzdatum fest (Für unvorhersehbare Zwischenfälle)
  • Planen Sie mit einem festgelegten Budget
  • Definieren Sie Teilnehmerzahl und Dauer der Veranstaltung
  • Finden Sie eine passende Location (Beachten Sie dabei auch die Infrastruktur, Parkmöglichkeiten, Übernachtungsmöglichkeiten, etc.) und buchen Sie diese rechtzeitig

Sind die Rahmenbedingungen erledigt, können Sie sich an den etwas ungemütlicheren Teil der Eventplanung machen – an die Budgetplanung. Hier müssen doch meist große Kompromisse geschlossen werden, um das verfügbare Budget einzuhalten. Beachten Sie dabei, dass Sie nicht auf Dinge verzichten, die Ihr Event wertvoll machen. Planen Sie auch unbedingt einen kleinen Puffer für ungeplante Ausgaben ein. Sinnvoll teilen Sie Ihr Budget in einzelne Kategorien ein und vergeben innerhalb dieser Kategorien Prioritäten für die Unterpunkte.

Mögliche Gliederung:

  • Location und Veranstaltungstechnik
  • Catering
  • Interne Kosten
  • Personalkosten vor Ort
  • Rahmenprogramm
  • Marketing
  • Teilnehmer

Als besonders wichtig sollte die Kategorie „Teilnehmer“ eingeschätzt werden. Viele Eventveranstalter investieren in ein großartiges Rahmenprogramm und ein Buffet vom Feinsten. Da das aber von den meisten Teilnehmern als selbstverständlich erachtet wird, müssen Sie Ihre Gäste mit besonderen „Spezialitäten“ überraschen. Es sind nämlich genau Ihre Teilnehmer, die über den Erfolg der nächsten Veranstaltung entscheiden. Zufriedene Kunden empfehlen weiter – enttäuschte Kunden werden ihren Unmut ebenfalls kundgeben.
Gestalten Sie das Event für Ihre Gäste so aufregend und wertvoll wie möglich. Dazu zählen nicht nur gute Redner und lustige Give-Aways, sondern vor allem nachhaltige Effekte eines Events. Viele Teilnehmer besuchen Veranstaltungen hauptsächlich wegen der interessanten Geschäftskontakte, die sie hoffen dort kennenzulernen. Warum erleichtern, beziehungsweise ermöglichen Sie dies Ihren Gästen nicht? Mit einer eventbezogenen Networking App können alle Teilnehmer auf Basis ihrer Interessen die richtigen Geschäftskontakte knüpfen.

Zeitplanung

Neben der Budgetplanung ist auch die Zeitplanung ein wichtiger Aspekt. Es bietet sich beim Zeitplan an, die einzelnen Phasen des Events separat einzuteilen. Ein Zeitplan umfasst dabei die gesamte Vorbereitung. Zu welchem Zeitpunkt muss welche Aktivität erledigt sein? Wann muss das Catering und die Location gebucht werden?

Den Ablauf der gesamten Veranstaltung definieren Sie in Zeitplan Nummer zwei. Planen Sie den Rahmen der Veranstaltung ruhig etwas großzügiger. So kommt keine Hektik auf, wenn sich Redner verspäten oder die Fragerunde noch um einige Minuten ausgeweitet wird. Versuchen Sie Ihren Gästen Abwechslung durch Show- und Musikeinlagen in den Pausen zu bieten, aber lassen sie ihnen auch Zeit für ausgiebiges Networking.

Der dritte Zeitplan beschreibt die Auswertung und Nachbereitung der Veranstaltung. Nehmen Sie sich dafür genug Zeit. Die Evaluation Ihrer Veranstaltung ist die Basis für weitere Veranstaltungen. Positive Aspekte übernehmen Sie für Ihr nächstes Event, aus schlechten Erfahrungen lernen Sie.

Eine detaillierte Checkliste mit allen Unterpunkten der einzelnen Phasen der Eventplanung finden Sie beispielsweise bei bonnotseventhouse.ch.

Und falls doch etwas schiefläuft – sei es schlechtes Wetter oder andere unvorhersehbare Ereignisse – bewahren Sie einfach einen kühlen Kopf und machen das Beste aus der gegebenen Situation. Ändern kann man es meist ohnehin nicht mehr. Und für das nächste Mal wissen Sie dann, dass Sie besser auch noch Regenponchos für die Teilnehmer auf die Checkliste schreiben sollten.

Wir wünschen Ihnen ein erfolgreiches Event!