Interview: MICE-Expertin Katrin Taepke

Die Digitalisierung ist in aller Munde. Davon bleibt die Eventbranche nicht unberührt. Inzwischen gibt es zahlreiche digitale Tools, die Eventmanagern die Planung und Organisation erleichtern. Mit Katrin Taepke haben wir einen echten Digitalisierungs-Fan der Eventbranche im Interview. Gleichzeitig ist sie mit Ihrer langjährigen Erfahrung Event- und Networking-Profi.

Katrin Taepke plant, budgetiert und organisiert seit 2003 in verschiedenen leitenden Positionen Personal- und Bildungsfachmessen sowie Wirtschafts- und wissenschaftliche Tagungen mit bis zu 10.000 Teilnehmer/innen. Nach dem Abschluss ihres berufsbegleitenden MBA-Studium an der Hochschule für Wirtschaft und Recht (Berlin) mit dem Schwerpunkt „Entrepreneurship“ (innovative Geschäftsmodelle in KMU) organisiert sie aktuell Veranstaltungen für einen institutionellen Veranstalter. Frau Taepke hat eine Leidenschaft für B2B-Veranstaltungen und digitale Themen in der Eventbranche. So trifft man sie oft auf Konferenzen, Barcamps oder Messen. Auf ihrem Blog MICEstens digital berichtet sie gerne über Ihre Erfahrungen auf diesen Veranstaltungen.


Frau Taepke, seit Ende Februar ist Ihr Blog MICEstens digital live. Woher kam die Idee dazu?

Die entwickelte sich peu à peu. Vielleicht haben Sie vor dem Blogstart schon einige Artikel von mir gesehen? Ich war – und bin zum Teil immer noch – beim VDVO, bei Eventbrite, beim eveosblog und bei Hotel-O-Motion aktiv. Nachdem ich einige Zeit für andere Seiten gebloggt habe, wurde mir klar, dass ich auf einer eigenen Seite noch viel freier agieren kann. Und dann kam ich am 22. Februar von einer Veranstaltung “Der Fisch stinkt vom Kopf” heim. Eine Motivationsveranstaltung. Die Kernaussage “Veränderung fängt bei dir an; in deinem Kopf” hat gewirkt. “Also tu etwas!” dachte ich mir. Plötzlich hatte ich dann auch die Idee für den Namen. Und Sie kennen bestimmt die 72-Stunden-Regel? Die besagt, dass wir nur etwas wirklich umsetzen, wenn wir innerhalb der ersten 72 Stunden anfangen. Deshalb habe ich noch in dieser Nacht die URL reserviert.

Großartig, da haben Sie recht – man sollte viel öfter etwas wagen! Für wen schreiben Sie die Beiträge auf Ihrem Blog?

Mit diesem Blog möchte ich Eventmanager inspirieren und ihnen die Arbeit erleichtern. Also: “Event-Know-how leicht gemacht.”
Dafür möchte ich mein praktisches Wissen weitergeben – ergänzt mit neuen digitalen Tools, die ich am laufenden Band entdecke.

Ich schreibe Beiträge für alle Eventmanager, die immer auf der Suche nach zeit- und kostensparenden Alternativen für ihre Veranstaltungen sind. Und für die, die mal etwas Neues ausprobieren wollen. Für Leute, die vor Ausschreibungen sitzen und neue Tools und Formate integrieren wollen. Ebenso für die, die ratlos auf ihre Budgets schauen.

Wenn ich ganz ehrlich bin, schreibe ich für mein jüngeres Ich. Sagen wir vor 10 Jahren. Damals hätte ich mir so eine deutschsprachige Infoquelle gewünscht. Natürlich gab’s Fachbücher und auch Fachzeitschriften. Doch die waren sehr theoretisch. Da gab’s wenig How-to-Material. Beispielsweise: Warum sind Zimmerpreise in Hotels so undurchsichtig und wie prüfe ich die vorgeschlagenen Stornotermine in einem Angebot bzw. Vertrag?

Diese Infoquelle ergänze ich nun mit den digitalen Tools, wie beispielsweise einer Matchmaking-App. Et voilá, fertig ist die Inspirationsquelle für den heutigen Eventmanager.

Was findet Ihre Zielgruppe auf Ihrem Blog?

Praktisches zum Nachmachen oder zum Nachdenken.
Bei den praktischen Sachen denke ich an Dinge wie digitale Networkingtools oder digitale Kongresstaschen. In die Rubrik “Zum Nachdenken” fallen beispielsweise Anregungen zum Umgang mit Geld oder Personal.

Da merkt man gleich, dass Sie für die Eventbranche leben. Woher kommt Ihre Begeisterung für B2B-Events?

Ich glaube, das begann 2005 als ich für das Unternehmen spring Messe Management in Mannheim gearbeitet habe. Damals gehörte das Unternehmen noch dem Gründer Alexander Petsch und nicht der Deutschen Messe AG. Der Spirit bei diesem Messeveranstalter hat mich nachhaltig beeindruckt. Es hört sich vielleicht unglaublich an, aber mich hat am meisten fasziniert, dass die Menschen, die dorthin kommen, freiwillig und gern hingehen. Auf diesen Fachmessen kamen die Besucher wirklich mit den Ausstellern ins Gespräch – weil sie es wollten. Weil sie einen echten Grund hatten und ihre Fragen stellen und Geschäfte machen wollten. Vielleicht sollte ich noch ergänzen, dass ich direkt davor viele Endverbrauchermessen im touristischen Bereich organisiert habe. Da musste man den Besucher schon fast zu seinem Glück zwingen. Ich frage mich zwar, warum er dann überhaupt da war, aber das ist eine andere Geschichte…

Man trifft Sie auch oft persönlich auf Messen, Barcamps und Konferenzen. Was mögen Sie besonders daran, B2B-Events zu besuchen?

Bei B2B-Events treffen sich die richtigen Menschen. Es ist ganz klar, dass beide Seiten etwas voneinander wollen. Das ist für mich der Sinn solch eines Events. Dabei tu’ ich mich allerdings schwer mit Corporate Events, die “nur” ein Produkt launchen oder eine Veranstaltung für ihre Mitarbeiter organisieren. Mir ist da zu wenig Ziel und Sinn dabei. Vielleicht habe ich aber auch einfach die Messages der besuchten Veranstaltungen nicht verstanden. Die Herausforderungen von B2C-Events habe ich ja schon beschrieben. Also: Jedem das Seine 🙂

Sie sind Networking-Profi – können Sie sich noch an eine Situation erinnern, wie Networking für Sie war, als Sie Ihre ersten Veranstaltungen besucht haben?

Ich weiß noch, dass ich das natürlich schwierig fand. Mindestens genauso schwierig wie am allerersten Arbeitstag den Telefonhörer abzunehmen. Networking als Berufseinsteiger ist aus meiner Sicht noch einmal schwieriger. Da stand ich als ziemlich junge Eventmanagerin (mit 22 Jahren war ich mit meinem BA-Studium fertig) in einer Riege von älteren Herren in dunklen Anzügen. Worüber sollte ich denn bitte mit ihnen sprechen? Ob wir wohl irgendein gemeinsames Thema finden? Die klassischen Themen dieser Herren interessierten mich so gar nicht: Fußball, Autos, Politik. Zumindest hab ich das so wahrgenommen. Kurz: Es fiel mir immer schwer. Leichter wurde es nur, wenn ein älterer Kollege oder eine ältere Kollegin auf dem gleichen Event war. Das half wahnsinnig für den Gesprächseinstieg.

Haben Sie einen Ratschlag für Networking-Einsteiger?

Ich denke, heute würde ich als Networking-Einsteiger mich ein bisschen vorbereiten. Das ist heutzutage auch ziemlich leicht möglich. Also: Was sind gerade die großen Themen, über die alle sprechen? Dann könnte ich wenigstens drei Sätze dazu sagen und dann das Thema wechseln. Das würde ich als Einsteiger machen. Ich selbst nehme mir heute die Freiheit heraus zu sagen, dass ich mich so gar nicht für Fußball interessiere. Dann finde ich andere Gemeinsamkeiten.

Hätte Ihnen vielleicht ein Networking Tool geholfen?

Ich denke schon. Mir hätte allerdings ganz zu Beginn auch schon die Existenz von Google oder Xing geholfen 😉

Aber zurück zum Networking-Tool. Ich hätte mich zum Beispiel auf die anderen Teilnehmer vorbereiten können. Von Fußball, Autos und Politik hätte ich immer noch keine Ahnung. Allerdings könnte ich schauen, wofür sie sich ansonsten interessieren. Welches Business haben sie und welche Themen bewegen sie gerade im Geschäftsalltag? Ich hätte auch konkret auf ihre Webseite Bezug nehmen können. Zum Beispiel: “Ich habe auf Ihrer Webseite gesehen, dass Sie ABC anbieten. Da habe ich mich gefragt, wie Sie das mit XYZ sehen oder machen. Wie ist das bei Ihnen?”

Gerne schaue ich mir auch mal Teilnehmerlisten beispielsweise bei Xing Events an. Doch da ist es sehr aufwändig, jeden Einzelnen anzuklicken. Sieht außerdem ein bisschen nach Stalking aus 😉 Innerhalb der Networking-App kann ich mich ganz gezielt mit Personen mit den gleichen Interessen vernetzen und persönliche Treffen vor Ort vereinbaren.

Welche Vorteile sehen Sie darin für weniger erfahrene Networker?

Gerade als Einsteiger kann ich mir die Personen aussuchen, die mit mir etwas gemeinsam haben. Das verbindet doch so schön und ist wirklich der Eisbrecher für den Erstkontakt. Danach kann ich mich auf dem realen Event in unbekannte Gewässer wagen. Außerdem finde ich es toll, wenn ich wenigstens ein bis zwei Bekannte auf einem Event wieder treffe. Darauf freue ich mich dann schon im Vorfeld. Wenn mir die App schon vorab verrät, wer teilnimmt, finde ich das super!

Sie organisieren beruflich selbst zahlreiche Events. Was wäre für Sie ein Beweggrund, ein Matching-Tool für Ihre Veranstaltungen einzusetzen?

Zum einen würde ich eine solche App nutzen, um meinen Teilnehmern einen entscheidenden Mehrwert zu bieten. Gerade relativ große Veranstaltung mit vielen Menschen, die sich nicht kennen, sind aus meiner Sicht prädestiniert für so ein Networking-Tool. Allerdings würde ich es wirklich von der Art des Events abhängig machen. Sie kennen das bestimmt: Es gibt Events, da kennt fast jeder jeden – da wäre ein solches Tool überflüssig. Außerdem sollten es schon auch mehr als 20 Personen sein. Sonst schießen wir hier mit Kanonen auf Spatzen.
Bei Events, die sich durch Sponsoren und Aussteller finanzieren, würde ich ebenfalls so ein Tool nutzen wollen. Denn diese Kundengruppe will ich als Eventmanager natürlich auch finden und an mich binden. Können sie durch die App die richtigen Teilnehmer finden, kommen sie auch beim nächsten Mal gern wieder zu meiner Veranstaltung und sichern mir eine wichtige Einnahmequelle.

Zum anderen erfahre ich sehr genau, welche Themen meine Teilnehmer im Moment bewegen. Informationen, die ich aus den Auswertungen der Networking-App ziehen kann, bieten eine hilfreiche Grundlage, um künftige Events noch zielgerichteter und näher an den Interessen meiner Zielgruppe zu planen. Und das ganz ohne aufwändige Fragebögen und Feedback-Runden.

Also auch ein hilfreiches digitales Tool für die Eventbranche. Weitere digitale “AddOns” finden wir ja auch auf Ihrem Blog. Auf was dürfen wir da zukünftig noch gespannt sein?

Sie dürfen auf viele hilfreiche Tipps rund ums Eventmanagement gespannt sein. Da soll auf jeden Fall noch viel mehr kommen, was Eventmanagern hilft, ihre Budgets und ihre Aufgaben im Griff zu behalten. An Ideen mangelt es mir gar nicht – eher an Zeit. Das kennen wir ja alle, oder?

Insgesamt möchte ich Eventmanager und die Eventbranche auf dem Weg in die digitale Zukunft begleiten. Welche Ideen ich wirklich anpacke, das sortiere ich momentan noch.