10 Fragen die Sie sich zur Vorbereitung eines B2B-Events stellen sollten

Sofort kommt einem in den Sinn, dass Fachkongresse und Business Events vor allem besucht werden, um neue Entwicklungen oder Trends zu erfahren oder sich weiterzubilden.
In unserer Studie wurde aber mit 90% der Punkt „neue und interessante Kontakte knüpfen“ genannt und landete somit auf Platz eins.

Mit 81% belegte „Ich möchte die neuesten Entwicklungen / Trends in meiner Branche mitbekommen“ Platz zwei. Die Weiterbildung ist mit 74% Dritter. Der Vierte (Leads besorgen) liegt dann schon bei 46% (Mehrfachnennungen waren möglich).

Doch egal, aus welchem Grund Sie eine Business-Veranstaltung besuchen. Zeit, um sich gut darauf vorzubereiten, sollten Sie sich immer nehmen. Denn bekanntlich ist die Vorbereitung das A und O.
Wir haben Ihnen einige Leitfragen zusammengestellt, mit deren Hilfe Sie sich optimal auf Ihr nächstes Event vorbereiten können.

1. Warum habe ich gerade dieses Event gebucht?

Gab es einen konkreten Anlass? Vielleicht wurde ich in letzter Zeit häufig auf das Thema XYZ angesprochen und ich konnte nicht wirklich mitreden. Oder ist es das richtige Event um mich in meiner Kernkompetenz weiterzubilden um so meine beruflichen Chancen zu erweitern?

2. Ist mir klar, was ich mit der Teilnahme erreichen will?

Einfach nur hingehen, weil man zu dem Event eben hingeht: falsch investierte Zeit und (möglicherweise) Geld. Sich klare Ziele setzen! Vorher das Programm kennen und die Vorträge/Sessions herauspicken die für einen selbst wichtig sind. Zeitökonomie ist hier angesagt. Vielleicht steht aber der fachliche Aspekt des Events gar nicht im Vordergrund. Vielleicht gehe ich hauptsächlich hin um bestehende Kontakte wieder persönlich zu treffen und neue zu schließen? Auch o.k. Dann aber genau darauf vorbereiten!

3. Steht mein „Elevator Pitch“ felsenfest?

Ist der Pitch kurz, klar und konsistent? Habe ich mich z.B. an dem „AIDA“ Modell orientiert, also meinen Pitch in etwa aufgebaut in den vier Stufen:
A (Attention) – Aufmerksamkeit erreichen
I (Interest) – Interesse wecken
D (Desire) – Kaufwunsch initiieren
A (Action) – Handlung vorbereiten
Habe ich den Pitch so „drauf“, dass ich ihn in jeder Situation und ohne Stocken an die Frau / den Mann bringen kann?

4. Habe ich wenigsten drei interessante Themen für „Small Talk“ parat?

Wenn ich merke, dass ich mit jemand ins Gespräch kommen kann oder sogar angesprochen werde: Habe ich ein paar Themen parat, die über Wetter, Anreise oder Qualität des Buffets hinausgehen? Das sollten Themen sein, die potentiell für viele, aber auf jeden Fall für Ihre Zielgruppe interessant sein sollten. Vermeiden Sie aber Fallgruben wie Politik, Religion oder ähnliches!

5. Was will ich über mich sagen?

Wenn ich gefragt werde „und was machen Sie so?“, was habe ich dann parat? Bereiten Sie ein aussagekräftiges, verbales Kurzprofil vor. Üben Sie es! Beginnen Sie NICHT mit Ihrem Namen. Die ersten ein, zwei Sätze werden leicht überhört. Nach Ihrem Namen sollte dann ein Satz folgen, der Ihre Kernkompetenz deutlich markiert. Was Sie sonst noch alles drauf haben kann im weiteren Gespräch drankommen.

6. Was will ich von meinem Gesprächspartner erfahren?

Habe Sie einen Plan was Sie alles erfahren wollen? Bereiten Sie sich auch hier vor! Machen Sie sich eine Checkliste für die Antworten, die Sie nach Hause nehmen wollen.

7. Sind meine Social Media Profile und Bilder aktuell?

„und übrigens: Sie finden mich auf XING und Facebook“ …
Stellen Sie vorher sicher, dass alles in Ordnung und aktuell ist.

8. Habe ich genug (aktuelle) Visitenkarten?

Klingt furchtbar trivial und selbstverständlich. Aber gedruckte Visitenkarten sind immer noch ein Ausdruck der Wertschätzung des Gegenübers. Und wenn Sie ein fleißiger „Netzwerker“ sind, werden sie schneller knapp als Sie denken.

9. Weiß ich wer noch teilnimmt?

Wenn für mich die Kontakte bei einem Event im Vordergrund stehen (was laut einer Studie der congreet aus dem Jahr 2017 bei 9 von 10 der Fall ist), dann sollten Sie wissen wen Sie treffen wollen. Wenn der Veranstalter keine öffentliche Teilnehmerliste bereitstellt (was der Normalfall ist), dann können Sie die congreet App nutzen. Falls der Veranstalter diese nicht einsetzt, dann wird es schwierig und Sie müssen kreativ werden, z.B. über Social Media herausfinden wer noch dort sein wird.

10. Habe ich schon Termine gemacht?

Idealerweise habe Sie alles bedacht, vorbereitet und mit den für Sie wichtigen Kontakte auch konkret Termine vereinbart. Jetzt dürfen Sie mit Zuversicht zu dem Event fahren.